Nieuw IT-team

Na een oproep in de DigiTil van november is een team opgestart, bestaande uit Bert van Tol, Ben Baauw en Agréne Lourens. Dat team heeft weliswaar een IT-achtergrond, maar had zich nog helemaal niet met de informatiesystemen van LTVB bemoeid. En had er dus ook geen idee van wat er allemaal op de achtergrond van onze website speelt. Om enig idee te krijgen hebben we van de leverancier (AllUnited) een dag cursus gekregen over de samenhang van onze systemen en de achterliggende techniek: alles draait om het systeem van de ledenadministratie en de financiële administratie.

Op basis van die introductiedag heeft het team een plan gemaakt om met Nieuwjaar een DigiTil op de nieuwe manier uit te sturen en per 1 maart de nieuwe website in de lucht te hebben. Die laatste datum was cruciaal omdat die nieuwe website ook de functionaliteit biedt om de planning van de bardiensten door de leden zelf te ondersteunen en die bardiensten moesten vanaf 1 april op deze manier ingevuld worden.

Ontelbare mails en WhatsApp-berichten

In de afgelopen paar maanden heeft het IT-team keihard gewerkt om zich de technieken eigen te maken. Ontelbaar zijn de e-mails en WhatsApp-berichten die uitgewisseld zijn om problemen en oplossingen met elkaar te bespreken. Ontelbaar de Helpdesktickets waarmee vragen aan de leverancier zijn gesteld, die met vaak goede adviezen werden beantwoord.

Controle e-mailadressen

Omdat zowel het inloggen op de website ltvbest.nl als het verzenden van de DigiTil afhankelijk is van juiste e-mailadressen, is een grondige analyse gemaakt van de kwaliteit daarvan in de ledenadministratie. Door vergelijking met de verzendlijsten bleek een groot deel van de e-mailadressen verouderd. Ook de verzendlijst van de DigiTil bleek slechts 300 correcte e-mailadressen te bevatten. Waar mogelijk zijn de adressen gecorrigeerd, maar het blijft de verantwoordelijkheid van de leden om hun naam en adres- en contactgegevens up-to-date te houden.

Site is weer up-to-date

Ook aan de inhoud van de website is aandacht besteed en waar mogelijk is de informatie verbeterd of is de eigenaar van de informatie (vaak bestuur of commissies) gevraagd de informatie actueel te maken. Zo is ook met de Barcommissie die zich met de barplanning bezig houdt, samengewerkt om die functionaliteit werkend te krijgen.

Terugkijkend kunnen we concluderen dat de planning een grote uitdaging was, maar dat dankzij de grote inspanning van Bert van Tol, Ben Baauw en Agréne Lourens het project op tijd en succesvol is afgerond.

Een passende attentie hebben zij wel verdiend!

Rob Bol